工作流程管理工具
說了沒人接？
做了沒有紀錄？
問了才發現根本沒人在處理？
讓每一件事，
有始有終。
三種人的處境
你是不是也有這樣的困擾？
不管你是提出需求、統籌安排、還是實際動手的那個人，事情都有可能在某個環節消失。
提出需求的人
參與者
困擾
「我上個月提的設備問題，到底有沒有人在處理？還是就這樣石沉大海了？」
希望
提出後有人明確承接，能看到事情在哪個階段、最後怎麼處理的。
統籌協調的人
管理員
困擾
「哪些事還在等待、哪些已經有人在做、哪些卡住了？我只能一個一個追問。」
希望
一眼看清全局，不用到處問。能安排誰去做，知道完成了才結案。
實際動手的人
承辦人
困擾
「任務從四面八方來，不知道輕重緩急，做完了也沒地方留紀錄，下次又要重新說一遍。」
希望
清楚知道自己要做什麼。完成後有地方回報，遇到問題可以說明、等協調。
具體的使用情境
這些場合都能用
只要是「有人提出、有人安排、有人去做」的事，都能跑進這套流程。
🔧 設備報修
辦公室投影機壞了
行政人員發現投影機無法開機，影響下週的教育訓練。需要確認問題、安排維修，並留下記錄供日後查閱。
稿
參與者
寫下投影機型號與故障狀況，確認後發表
報
管理員
看到通報，交辦給資訊組承辦人
辦
承辦人
聯繫廠商、安排維修，留言說明進度
完
承辦人
維修完成，回報費用與結果
存
管理員
確認後封存，維修歷程完整保留
🎪 活動籌備
年度成果展場地佈置
成果展即將舉行，場地佈置需要分工。統籌者想追蹤各項工作的進度，遇到問題時也需要協調資源。
報
參與者
提出「主舞台背板製作」工作單，說明尺寸需求
辦
美術組承辦人
從開放池自行領取，開始聯繫印刷廠商
援
承辦人
廠商報價超出預算，擱置並建議：重新比價
辦
管理員
協調確認新廠商後，重新交辦繼續推進
完
承辦人
背板完成，回報說明，管理員確認封存
📦 採購請購
辦公室耗材補充請購
各部門耗材補充需求由成員各自提出，行政人員統一採購，完成後留下記錄以備核銷查帳。
報
參與者
提出請購工作單，說明品項與目前庫存狀況
辦
行政承辦人
自行領取，合併下訂，留言說明預計到貨日
完
行政承辦人
貨到入庫，回報金額、發票號碼與實際數量
存
管理員
確認後封存，採購記錄完整保存供核銷查閱
這套系統怎麼做到的
六個狀態，串起完整的責任鏈
每張工作單在六個狀態之間流動，每一步都有人承接、都有紀錄留下，不會在任何環節消失。
稿
草稿
準備中，只有自己看得到
›
報
通報
已發表，等待安排承辦
›
辦
待辦
承辦人正在處理中
›
援
求支援
遇到障礙，等待協調
›
完
完成
回報完成，待確認
›
存
封存
結案，可查閱，可重啟
✓
說了，就有人接
工作單發表後進入通報區，管理員交辦或承辦人自行領取，明確承接不遺漏。
✓
卡住了，不用等到天亮
承辦人遇到障礙可以擱置說明，管理員看到後協調資源，問題直接攤開來說。
✓
做完了，有記錄為證
每次轉移都寫下是誰做的、什麼時候、說了什麼。日後查閱脈絡完整，一翻就知道。
前往示範系統，親自試試看
測試帳號003，密碼0303030303